PDF для кадров: собрать документы сотрудника в один файл
В кадровых задачах часто нужно быстро объединить несколько фото и сканов в один PDF: заявление, паспортные страницы, согласия, справки. В LocalScan это делается в браузере на устройстве, без установки дополнительного ПО.
Удобный базовый сценарий
- Загрузите документы сотрудника в одном окне.
- Упорядочьте страницы перетаскиванием.
- Подкорректируйте поворот/обрезку.
- Соберите один PDF и сохраните в архив компании.
Что помогает кадровому потоку
- Поддержка разных форматов (включая HEIC/TIFF).
- Пресеты качества под разные каналы отправки.
- Локальная обработка для документов с персональными данными.
Примеры кадровых пакетов
Содержание пакета зависит от типа документа. Вот типичные комплекты, которые собираются в один PDF:
- Приказ о приёме / увольнении — сам приказ + копия паспорта + заявление сотрудника (2–5 страниц).
- Личная карточка Т-2 — заполненные страницы карточки + вкладыши с образцами подписи (3–8 страниц).
- Трудовой договор — основной текст + приложения (график работы, доп. соглашения) + подписи сторон (4–15 страниц).
- Досье на аттестацию — протокол комиссии + заключение + копии сертификатов (5–20 страниц).
- Кадровый перевод — приказ + запись в трудовой + новый договор (3–6 страниц).
Требования ТК РФ к документам
Трудовой кодекс и смежные НПА устанавливают базовые правила хранения кадровых документов. PDF-формат соответствует большинству требований при условии соблюдения нескольких правил:
- Хранение: личные дела — от даты приёма до 50 лет после увольнения (ст. 589 Перечня Минкультуры). PDF-архив должен оставаться читаемым на протяжении всего срока.
- Сроки: трудовые договоры хранятся 50 лет (для договоров после 2003 г.), приказы по личному составу — 50 лет. Убедитесь, что сжатие не снижает разрешение текста ниже 200 dpi.
- Формат: закон не предписывает обязательный формат, но рекомендует PDF/A для долгосрочного архива. Если ваше ПО ЭДО принимает только PDF, используйте пресет «Высокое качество».
- Цифровые подписи: при использовании ЭЦП не пересохраняйте PDF — это аннулирует подпись. Собирайте страницы без перекодирования.
Как упорядочить большой пакет
Когда пакет насчитывает 50 и более страниц, хаотичный порядок превращает работу в головоломку. Вот проверенные приёмы:
- Разбейте на группы. Загружайте документы по категориям: сначала приказы, потом заявления, затем копии документов. Группы можно собирать поочерёдно.
- Используйте именование файлов. Переименуйте сканы перед загрузкой: «01-приказ-приём», «02-паспорт-стр1». В очереди отображается имя файла — ориентироваться будет проще.
- Нумеруйте после сборки. Соберите промежуточный PDF и проверьте порядок. Если нужна перенумерация — измените шаблон имени файла с инкрементом и пересоберите.
- Используйте сжатие. Для пакетов свыше 100 страниц сжатие снижает вес без потери читаемости. Подробнее — в разделе сжатие сканов.
- Контролируйте вес. Если итоговый PDF превышает 20 МБ, разбейте на тематические подпакеты: «Личное дело — основные документы», «Личное дело — приложения».
Пошаговая инструкция по сборке — в руководстве, а для юридических нюансов (печати, подписи, штампы) смотрите страницу PDF для юристов.